EUROTRACS NV

1. Montag

 

Um den ersten Tag zu starten, hat Sofie, mein Mentor mir eine Führung gegeben durch das Gebäude. Als nächstes haben wir Kaffee gemacht. Nach dem Kaffee kontrollierten wir den Proviant und haben wir eine Bestellung bei Coca-Cola und Colivery gemacht. Um mehrere Angelegenheiten in Ordnung mit der Versicherung musste ich Kaufrechnungen in den Feldern Archiv nachschlagen. Ich musste auch einige Ordner-Rücken machen. Wenn ich die eingehende Post bekam musste ich die verteilen und austeilen. Die Briefe für Sofie durfte ich öffnen. Nach der Mittagspause durfte ich die gerade angekommene Lieferung kontrolieren. Das nächste das ich tat, war Unternehmen betreten in Microsoft Dynamics CRM. Schließlich wurden die Kalender zu verlassen angepasst.

 

2. Le mardi

 

La deuxième jour a été une journée très instructive. Sofie a déclaré lundi que la première tâche était mis le café. Mais cette semaine cette tâche était pour moi. Alors quand Sofie a travaillé à quelque chose où je ne pouvais pas l'aider, j'ai rentré des entreprises dans Microsoft Dynamics.

Puis j'ai la poste de retour et remis

Le temps a passé vite et la pause de midi a été là. Après la pause déjeuner, j'ai environ une heure travailler avec le processus de saisie des données d'entreprises dans Microsoft Dynamics.

Après une heure  j'ai demandé à Sofie ou je peux faire autre chose. Je peux vérifier l'impression des journaux mensuels.

Je devais voir si tous les journaux étaient présents dans le journal d’achat, le journal de ventes et …

 

3. Le mercredi

 

Le Mecredi était vraiment une journée très calme. Pour commencer la journée, j'ai mis le café comme d'habitude. Ensuite, j'ai retourné dans le processus de saisie d'entreprises dans Microsoft Dynamics. La liste de toutes les entreprises est 7 pages longue.

Sofie m'a montré comment me procurer le journal d'achat dans Exact. Ce programme est effectivement plus facile que le programme nous avons travaillé le mardi (Navision).

Puis j'ai divisé la poste de retour et remise. Pour le reste du temps j'ai retourné dans le processus de saisie des données d'entreprises dans Microsoft Dynamics.

 

4. Thursday

 

Before Sofie and I showed up on Thursday we saw a truck of Coca-Cola drive past so we knew that the delivery that I had ordered on Monday had arrived. Because there was still no one present in the company, they had to put the delivery at the entrance. So the first thing I did when we showed up at the company was putting away the supply and check if it was correct.

Like previous days, I dealt with the data of companies in Microsoft Dynamics CRM. Then I was allowed to count the money of the cash-box and the money of the drink machine. When I had finished I have filled the drink machine with the goods of Coca-Cola. When I had finished with that, I heard that the delivery of Colivery had arrived so I went to the supplier and we checked if all the goods that I had ordered on Monday were delivered.

As the past few days I've also distributes the post and given out. Also, Sofie and I get some bookings done in Exact.

In the afternoon, I have worked in Microsoft Dynamics because Sofie just had to deal with a job for her boss. When she was done, we have booked some purchase invoices together. Sofie sat there next to me, to see if I did anything wrong. We also acquired financial journals and checked the list of outstanding bills. We did all this in Navision.

Finally, I already made the archive boxes with purchase invoices, sales invoices, diaries, … of 2014.

 

5. Friday

 

The first thing I did was making coffee. Then I looked along with Sofie because she was busy checking the performance of the attendants that needed to be relayed to Securex via HR Online 10.

Then I was just working on the Microsoft Dynamics CRM because I could not help Sofie. After that, I could make some more archive boxes with the other trainee that was working there. I had to show him how it was because I already knew.

After the lunch break, Sofie and I again entered  purchase invoices in Navision. Because Sofie was busy with the wages I had decided to work a little bit more on the list of companies in Microsoft Dynamics CRM.

I thought it was a very instructive week!

 

6. Beschrijving van een taak

 

Ik heb gekozen om het inbrengen van een aankoopfactuur in het programma Exact Online te bespreken. In de klas hebben we al vaak aan- en verkoopfacturen geboekt maar nog nooit via de computer. Ik vond dit veel makkelijker omdat je eigenlijk geen rekening moet houden met de debetzijde of creditzijde. De factuur waarover deze boeking gaat is terug te vinden in bijlage 3.

Om een aankoopfactuur te boeken in Exact open je eerst het tabblad FINANCIEEL. Onder dat tabblad kies je dan voor ‘Invoer boekingen’. Zoals te zien is bijlage 4 kom je dan op een nieuwe pagina terecht, op deze pagina selecteer je ‘600 – Aankopen’. Als je op die link hebt geklikt komt er opnieuw een nieuwe pagina tevoorschijn, bijlage 3 is daar een voorbeeld van.

 

Op deze pagina begint het echte werk. Alle stappen die we doen en alles wat ingegeven wordt is terug te vinden in bijlage 5. Het eerste wat we doen is ingeven over welke leverancier het gaat, bij deze factuur gaat het over Green Motion dus geven we dat ook in. Bij leveranciers die steeds terugkeren wordt de meest voorkomende grootboekrekening getoond. Bij deze factuur is dat dus ‘Adviesdiensten’ met rekeningnummer 613306. Om naar het volgende invulrooster te gaan drukken we op de tab.

 

Na het ingeven van de leverancier geven we de omschrijving van de factuur in. Met omschrijving bedoelt men hetgeen waarover de factuur gaat met de periode erbij. Het volgende dat we ingeven is ‘Uw referentie’ dat is het factuurnummer van de leverancier. Hierop volgt de factuurdatum. Soms kan het zijn dat er op een factuur een gestructureerde mededeling staat, deze mededeling is dan het volgende wat we zouden moeten ingeven. Maar aangezien er geen mededeling is bij deze factuur hoeven we daar ook niets in te vullen.

 

Als totaalbedrag kiezen we voor het bedrag inclusief btw en dus met andere woorden het te betalen bedrag. Daarna controleren we of de periode klopt. Onder de periode vind je het nummer van de aankoopfactuur, dit nummer noteren we rechts bovenaan op de factuur. Zo kunnen we de factuur mooi op volgorde klasseren bij alle andere aankoopfacturen.

 

Doordat we een leverancier hebben ingegeven die al vaker aan bod is gekomen moeten we zelf de grootboekrekening en omschrijving niet meer invullen. Het enige wat we nu nog hoeven te doen is de btw-code en het bedrag ingeven. In bijlage 3 staat er bij btw-code een 5. Die 5 staat voor 21% btw. Bij het bedrag geven we het bedrag exclusief btw in en door op de tab te duwen komt automatisch het btw-bedrag ook tevoorschijn.